কোয়ারেন্টাইনে যেভাবে গুছিয়ে নিবেন অফিসের কাজ

যে কোনো কাজের ভুল এড়ানোর জন্য দরকার বিষয়ের গভীরে যাওয়া এবং কাজের সাথে জড়িত আনুষাঙ্গিক বিষয় গুলো খতিয়ে দেখা। সাময়িক সমাধানের চাইতে দীর্ঘমেয়াদী সমাধানের পরিকল্পনা করা শ্রেয়, কারণ ভুল এড়ানোর জন্য সাময়িক কোনো সমাধান প্রথমবার আমাদের সহায়তা করতে পারে কিন্তু বার বার ভুল করার হাত থেকে বাঁচাতে পারবে না।

হোম কোয়ারেন্টাইনে বাসায় বসে করে ফেলুন একটি চার্ট যেখানে লিপিবদ্ধ করুন কোন কোন কাজ গুলো করতে গেলে আপনার ভুল বেশি হয়, পাশাপাশি খুঁজে বের করুন তা কেন হয় এবং সমাধান গুলো পাশে লিখে রাখুন। এতে দুইভাবে আপনি উপকৃত হবেন ১) কেন ভুল করেন তা খুঁজে পাবেন এবং তা অনুসরণ করে কম ভুল করবেন ২) কর্মক্ষেত্রে যদিও ভুল হয়ে যায় সেগুলোর দ্রুত সমাধান আপনার জানা থাকবে। আমরা বেশির ভাগ সময়ে কোনো কাজ দ্রুত করতে গেলে সহজাত প্রকৃতিতে ভুল করি, তাই কাজগুলো যদি গোছানো থাকে তাহলে ভুলগুলো কম হবে। 

ধরুন আপনাকে কোম্পানির স্যালারি শিট ভেরিফাই করতে হয় বা এমপ্লয়ীদের রোস্টার তৈরি করতে হয় আপনি তাড়াহুড়ো করলে এক্সসেল এ কাজে ভুল করতে পারেন, তাই এই কাজগুলোকে যদি দৈনিক বা সাপ্তাহিক চার ভাগে ভাগ করে নেন তাহলে আপনার জন্য সহজ হবে।

ধরুন, আপনি ঠিক করলেন প্রতি সপ্তাহে একদিন একটু একটু করে স্যালারি শিট আপডেট আর ভেরি ফাই করবেন। তাহলে মাসের শেষের ধাক্কা থেকে বেঁচে যাবেন। বর্তমান সময়ে অনেক ভালো সফটওয়্যার আছে যেগুলো দিয়ে দ্রুত স্যালারি শিট ভেরিফাই করা যায়, তাছাড়া এক্সসেল এ অনেক সূত্র আছে যেটা দিয়ে আপনি কাজগুলো নির্ভুলভাবে দ্রুত সেরে ফেলতে পারেন।

মানথলী এমপ্লয়ী পারফরমেন্স ইভালুয়েশন একটু একটু করে প্রতিদিন গুছিয়ে রাখতে পারেন। তাছাড়া অফিসের প্রয়োজনীয় রেগুলার ড্রাফটিংগুলো কিছু কমন ফরমেট তৈরি করে রাখতে পারেন যেটা জরুরি সময়ে আপনাকে দ্রুত নির্ভুল ড্রাফটিং এর সুবিধা দিবে। আপনার বাসা যেভাবে সুন্দর পরিপাটি করে গুছিয়ে রাখেন যেন বাসায় মন বসে, তেমনি অফিসের ডেস্ক শুধু পরিপাটি করলে হবে না পাশাপাশি কম্পিউটার এর ভেতর ফাইলগুলো গুছিয়ে পরিপাটি করে রাখতে হবে। মাসে একবার কম্পিউটারের অপ্রয়োজনীয় ফোল্ডার এ ফাইলপত্র গুলো ডিলেট করে কম্পিউটার কেও করে ফেলুন হালকা যাতে প্রয়োজনীয় ফাইল অযথা ফাইল এর জন্য খুঁজে পেতে অসুবিধা না হয়।

একটানা অনেকক্ষণ বসে কাজ করলে কাজে ভুল হওয়ার চান্স থাকে এবং তা স্বাস্থ্যের জন্য ও ক্ষতিকর। তাই এক দুই ঘণ্টা পর পর একটু ব্রেক নিতে পারেন ৫/১০ মিনিটের জন্য, যদি হাঁটার সুযোগ থাকে তবে হেঁটে আসবেন আর যদি না থাকে তবে চেয়ার থেকে উঠে কিছুক্ষণ নড়াচড়া করে আবার বসবেন। এতে করে চোখের উপর স্ট্রেস কম পড়বে এবং শরীরের মাংস পেশি ও হাড়গোড় সচল থাকবে। অনেকে আবার কাজের স্ট্রেসে মাত্রা অতিরিক্ত চা বা কফি খায়, যেটা মোটেও উচিত নয়। দিনে ১/২ বার এর বেশি চা বা কফি খাওয়া ঠিক না।

ডাক্তারদের মতে, স্বাস্থ্য ঝুঁকি থাকে। চায়ের পরিবর্তে গরম পানিকে করে নিতে পারেন আপনার নিত্যদিনের সঙ্গী। যেটা স্বাস্থ্যবিধি মতে আপনার শরীরের সমস্ত টক্সিন বের করে দিয়ে আপনার বডিকে রোগ মুক্ত করতে সহায়তা করে। যারা কোভিড-১৯ এর জন্য হাফ অফিস করছেন বা হোম অফিস করছেন বা যাদের অফিস বন্ধ আছে, অফিস খোলার পর একটা ব্যাপক কাজের ধাক্কায় টালমাটাল হবেন। তাই হোম কোয়ারেন্টিনে বসে ফ্রি সময়ে লিস্ট করে নেন অফিস খোলার পর প্রায়োরিটি বেসিস এ কোন কোন কাজগুলো করবেন। তাছাড়া হোম কোয়ারান্টিনে ফ্রি সময়ে বসে আপডেট করে ফেলুন কোম্পানি পলিসি, অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ কস্ট মিনিমাইজেশন নিয়ে এনালিসিস করতে পারেন, এমপ্লয়ী বেনিফিটস নিয়ে রিসার্চ করতে পারেন।

ভালো এবং মন্দ কোনো সময়েই চিরস্থায়ী নয় তাই এখন যে সময়টা পাচ্ছেন তা হেলায় না কাটিয়ে যথোপযুক্ত কাজে লাগান। এমন হতে পারে, পরিস্থিতি স্বাভাবিক হলে কাজের ব্যস্ততায় তখন এই প্ল্যান করতে পারবেন না আর আফসোস করবেন। এই সময়েই মানসিক অস্তিরতা কাটিয়ে উঠার সবচাইতে বড় উপায় হচ্ছে নিজেকে ব্যস্ত রাখা, এতে করে আপনার হোম কোয়ারেন্টাইন টাইম টাও  ভালো কাটবে এবং আপনার পরবর্তী সময়ের কাজগুলো গোছানো হয়ে যাবে।

কাজে ভুল করে লুকানো বা লজ্জা পাওয়ার কিছু নাই, Accept Your won mistakes & never Repeat। যে কাজ করে সে ভুল করে যে কাজ করে না সে কোনো ভুলও করে না, তবে একই ভুল বার বার করাটাকে কিন্তু ভুল না খামখেয়ালি বলা হয় এবং তা অতিসত্তর দূর করা উচিত।

অবশেষে মনে রাখতে হবে ভুল করে সমাধান না খুঁজে ভুল যাতে না হয় তার পূবপরিকল্পনা আর পূর্বপ্রস্তুতি নেয়া। কোভিড-১৯ থেকে নেয়া এই শিক্ষা। মহান রাব্বুল আলামিন আমাদের সবাইকে ভালো রাখুন সুস্থ রাখুন।

লেখক: হেড অফ এইচআর, স্টার সিনেপ্লেক্স

এমবি//